A interação entre a estrutura organizacional e a Tecnologia da Informação ganha cada vez mais destaque no mundo dos negócios, uma vez que essa última trás mudanças radicais, capazes de modificar o modelo administrativo de uma empresa.
As Micro Empresas geralmente são administradas por famílias, onde o lucro torna-se satisfatório quando supre as necessidades básicas da mesma. Mas num mercado cada vez mais competitivo e exigente, onde quem não tem uma estrutura organizacional completa é “devorado” pelo poder, pela tecnologia e pela qualidade dos produtos oferecidos pelas grandes empresas. É preciso uma atitude ousada por parte dos administradores dessas ME, com o intuito de sobressair seus produtos ou serviços no mercado.
Um instrumento muito eficaz, capaz de levar as ME a alcançarem seus objetivos é a implantação da Tecnologia da Informação. Esse impacto tecnológico provoca mudanças no trabalho das pessoas, na produção dos grupos e dos setores, no design da própria organização e no desempenho da empresa. A produção será diretamente atingida, levando a resultados significativos e satisfatórios. Mas o sucesso dependerá da maneira como a tecnologia for aplicada e administrada.
O processo de implantação começa com o planejamento estratégico, onde serão definidas todas as etapas que farão parte do processo, tais como: reestruturação interna, envolvimento de toda a organização nos processos, capacitação de todos os empregados, início dos controles dos recursos da informação, automação dos processos manuais, controle e contabilidade dos gastos (matéria-prima, pessoas, estrutura física,...), qualidade do produto ou serviço, eficiência e rapidez na entrega, satisfação dos clientes, entre outros. Se tratando de uma ME, o treinamento deve ser prioridade, por terem pessoas envolvidas que não estão acostumadas a lidarem com a modernidade.
Assim que a TI for implantada, algumas atividades sofrerão modificações. A produção ganhará mais qualidade e eficiência devido à robótica, os computadores irão facilitar e auxiliar nas tarefas burocráticas (contas a pagar e a receber, faturamento). Além disso, disponibilizará o conhecimento de novas tecnologias. A comunicação agilizará e diminuirá a distância física, fazendo que a informação chegue a todos. Os proprietários ou administradores melhorarão sua gestão, pois poderão medir o desempenho e compará-lo com os planos, tomando as decisões cabíveis para manter-se no rumo desejado.
Uma ME que decide implantar um sistema da informação opta também por colher frutos, pois a TI traz muitas vantagens, quando o processo é bem utilizado, reduz o custo, porque agiliza a produção e garante maior segurança e confiabilidade. As pessoas passam a produzir mais em menos tempo, com menor desperdício. Melhora a qualidade dos produtos e serviços, consequentemente aumenta a fidelidade e a satisfação dos clientes, o que vem a gerar um retorno lucrativo de todo o investimento feito.
Portanto, vejo que a maior dificuldade das ME ao implantar um sistema da informação é a resistência por parte dos funcionários e dos proprietários mais antigos que se sentem ameaçados pelo fantasma do desemprego, onde temem serem substituídos por máquinas. Mas com muito diálogo e treinamento esses funcionários poderão ser grandes aliados no sucesso da ME.
Alexandra Gabriel Machado, é aluna do curso de administração geral da FINAC. 2011.
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